干系人滿意的項目才可能是成功的項目

eliza — Tue, 19 Jul 2016 03:24:45 +0000

相信很多做技術出身的項目經理在做國內項目時都會有這樣的困惑：為什么我竭盡全力，項目還是做不好？為什么受傷的總是我？

目標不能按預定的時間和成本完成、需求不斷增多、客戶抱怨重重、領導不滿意、團隊成員士氣低落且沖突不斷、項目被客戶的高層否決、項目遲遲無法結項！等等

You are not alone!很多項目經理都遇到類似的問題，但這是什么原因導致的呢？

是運氣不好總遇到奇葩客戶嗎？還是說國內的客戶都這么難搞？

NONONO，其實，國內的項目做不好，絕大多數情況是以下3點沒做好：

1、需求范圍和需求變更沒控制好；2、風險識別及風險應對沒做好；3、項目干系人沒有識別和管理好，溝通沒到位；

什么是干系人？

所有能影響項目或受到項目影響的人或組織。

公司內部的如：公司高層、開發團隊、測試團隊、部門經理、項目管理辦公室、銷售、設計、可能跟你爭奪資源的其他項目經理等等；

公司外部的如：客戶老板、客戶授權的項目經理、客戶的IT部門、客戶的業務部門、實際使用的用戶、第三方平臺、法律部門、外包人員等等；

為什么要管理？

有些干系人可能對項目及其期望結果有重大影響。項目經理正確識別并合理管理干系人的能力，能決定項目的成敗。

簡言之：干系人滿意的項目才可能是成功的項目。

如何管理干系人？

1、識別干系人；

做什么：通過各種辦法找到項目的潛在的干系人并制定如何管理他們的計劃；隨著項目的進展要不斷的去識別和規劃新的干系人；

如何識別：我們重點關注如何識別公司外部的干系人，可考慮采用如下方法：

合同中規定的客戶聯絡人和驗收人；
從銷售或市場人員處獲取相關人員信息；
與已確認的干系人進行訪談，獲取更多干系人的信息；
了解客戶的組織架構圖；
查看干系人郵件的抄送對象；
關鍵業務、成果的確認人；
根據項目的業務分析干系人；
等等

如何規劃：分析干系人的高層級需求、權利、影響力等信息，制定相應的管理策略、管理方法和溝通方式；

干系人管理策略，由干系人對項目的影響力以及干系人本身的權利來確定，有如下4種情況:

影響力高權利高：重點管理；
影響力高權利低：隨時告知；
影響力低權利高：令其滿意；
影響力低權利低：監督；

2、管理干系人參與；

做什么：在整個項目生命周期中，與干系人進行溝通和協作，以滿足其需要與期望，解決實際出現的問題，并促進干系人合理參與項目活動的過程。本過程的主要作用是，幫助項目經理提升來自干系人的支持，并把干系人的抵制降到最低，從而顯著提高項目成功的機會。

怎么做：根據《干系人登記冊》完成干系人的管理，并根據實際情況不斷完善；主要包括以下活動：

調動干系人適時參與項目，以獲取或確認他們對項目成功的持續承諾；
通過協商和溝通，管理干系人的期望，確保實現項目目標；
處理尚未成為問題的干系人關注點，預測干系人在未來可能提出的問題。需要盡早識別和討論這些關注點，以便評估相關的項目風險。
澄清和解決已識別出的問題。

通過管理干系人參與，確保干系人清晰地理解項目目的、目標、收益和風險，提高項目成功的概率。這不僅能使干系人成為項目的積極支持者，而且還能使干系人協助指導項目活動和項目決策。通過預計人們對項目的反應，可以事先采取行動來贏得支持或降低負面影響。主動管理干系人參與可以降低項目不能實現其目的和目標的風險。

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